gdpr och molntjänster

GDPR och molntjänster hos Red Cloud IT


gdpr och molntjänster

GDPR och molntjänster hos Red Cloud IT

Den europeiska lagstiftningen GDPR träder i kraft den 25 Maj 2018. Bl.a. kräver den att man redovisar vilka personliga data man samlar in som företag, vad som är syftet och hur länge det lagras samt om det finns en ansvarig för att det efterlevs.
Man ska även beskriva vad som händer efter man avslutat sitt avtal eller affärsrelation.

Här är för övrigt en länk som med några korta frågor som kan hjälpa just er med ert arbete inför GDPR

Nedan är vår policy för GDPR och hur vi skyddar er personliga integritet.

 

Vilka data har Red Cloud IT om sina kunder?

För att kunna hantera kunder och aktiva användare i våra molntjänster har vi data om Förnamn, Efternamn, e-postadress, postadress och i förekommande fall, mobil nummer.

Så länge användaren finns i våra tjänster som en aktiv användare behöver vi de uppgifterna för att t.ex. kontakta användaren i support ärenden, verifiera kunden  o.s.v.

Vi tillåter inte åtkomst av data mellan användare dvs tillgång till en annan användares hemkatalog utan uttrycklig överenskommelse.
Gemensamt data inom ert företag är dock gemensamt för er.

Beställningar av program, ändringar i tjänster och andra förfrågningar sparas så länge ni är kund hos oss för att säkerställa spårbarhet och kunna gå tillbaka till vad som kommits överens om. Efter avslutad relation raderas dessa tillsammans med annan kundspecifik data.

Ett av våra övervakningssystem sparar även loggar för lyckade och misslyckade inloggningar som inkluderar IP adress och plats men i anonymiserad form.

För kunder som använder sin mobiltelefon / surfplatta sparas även IMEI koder och liknande i system och access loggar.

Den informationen krävs för att systemen ska kunna särskilja enheter från varandra.

Dessa loggar skrivs dock över per automatik efter c: 3 veckor.

Syftet med loggar från inloggningar är att kunna tillhandhålla relevant information på begäran av våra kunder eller myndigheter  som t.ex. vid ett intrångsförsök eller t.ex en arbetsrättslig tvist mellan anställd i och arbetsgivare

Vi har allt data skyddat av starka krav på lösenord, övervakning och vi anlitar inga tredjepartsleverantörer med insyn i vårt data, våra kunders data eller våra kunderegister.

Vi har även valt att inte använda våra kunders varumärken i syfte att marknadsföra på t.ex. hemsidan.

Våra datacenter skyddas av passerkort och larmsystem och våra servrar är inte tillgängliga för tredje part.

Externa backuper för katastrofåterställning är krypterade men lagras inom sfären för Red Cloud IT. Dessa sparas i högst en vecka.

Allt data för rCloud finns inom Sveriges gränser.

 

Administrativa data hos oss (fakturor, fakturaunderlag, kontaktuppgifter o.s.v. )

För fakturafrågor använder vi oss av e-postadresser till fakturaansvariga.
Faktureringsunderlag innehåller endast anonymiserade uppgifter om varje användare och innehåller således ingen personligt identifierbar information.

För tillfället använder vi i oss av Fortnox för fakturering men inga personligt identifierbara data om våra kunder lagras hos dem.

Vi delar inga data med tredje part och har inte för avsikt att göra utskick som t.ex reklam. I den händelse vi akut (t.ex. för driftsinformation eller andra säkerhetsfrågor) behöver nå kunder gör vi detta via e-post eller hänvisar till vår hemsida alternativt vår Facebook sida. Sidan är offenligt synlig och kräver inget Facebook-konto.

Efter avslutat avtal/åtagande med Red Cloud IT raderas allt data om kunden inom en vecka. Vi använder oss av sektoröverskrivande programvaror för att garantera inget data kan återskapas från diskar, vare sig vi kasserar dem eller återanvänder lagringsyta för nya kunder.

Detta inkluderar kundens data (eller den enskilde användarens data då ett företag mycket väl kan avsluta enskilda konton men inte upphöra som kund hos oss som företag ),kundregister, kundens data och all information.
Vår policy är även att ev. telefon kontakter skall raderas manuellt av den enskilde medarbetaren ur sin mobiltelefon.

Fakturor och annan lagstadgad information sparas enligt gällande lagkrav och kastas därefter.

Data ur backuper förvinner också inom tidsrymden en vecka så efter avslutat avtal finns inga data lagrat kvar hos oss på Red Cloud IT och vi har ingen möjlighet att återskapa det.
Läs gärna mer om det här

 

E-post, kundregister, prospektlistor o.s.v.

Vi raderar korrespondens kontinuerligt och har som målsättning att inte spara data som är äldre än 3 månader om inte våra åtaganden/avtal/överenskommelser/pågående förhandlingar motiverar detta.

Detta inkluderar prospektlistor, förfrågningar, offerter, kundregister o.s.v.

Vår hemsida sparar ingen personlig information i sig om kunden inte själv skriver in sådan. Vi ber er att försöka undvika detta i den mån det är möjligt och rimligt.

Meddelanden som skickas till oss från hemsidan skickas i form av e-post och raderas manuellt enligt ovanstående policy.

Ansvariga för att dessa policies efterlevs är ansvariga inom respektive områden. Ytterst ansvariga är VD eller styrelsen.

 

Hur fungerar GDPR för er som kund hos Red Cloud IT?

Våra interna GDPR policies är naturligtvis en sak men som kund med era data lagrat i våra molntjänster så har ni ett eget ansvar för att se till att GDPR följs som lagen föreskiver.

Detta innebär att ni själva måste gå igenom era dokument, kundlistor, fakturor, lönelistor och all relevant data för att själva avgöra hur just ert företag ska leva upp till lagkraven.

Vi som leverantör varken kan, får eller vill radera något av era data av förståeliga skäl.

Vår uppgift är att se till att våra kunder kan nå sitt data och sina program från var de än är.

Resten är upp till våra kunder.

 

Vår policy om sk Cookies (på engelska)

Cookies In Use on This Site

Cookies and how they Benefit You

Our website uses cookies, as almost all websites do, to help provide you with the best experience we can. Cookies are small text files that are placed on your computer or mobile phone when you browse websites

Our cookies help us:

  • Make our website work as you’d expect
  • Remember your settings during and between visits
  • Improve the speed/security of the site
  • Allow you to share pages with social networks like Facebook
  • Continuously improve our website for you
  • Make our marketing more efficient (ultimately helping us to offer the service we do at the price we do)

We do not use cookies to:

  • Collect any personally identifiable information (without your express permission)
  • Collect any sensitive information (without your express permission)
  • Pass data to advertising networks
  • Pass personally identifiable data to third parties
  • Pay sales commissions

You can learn more about all the cookies we use below

Granting us permission to use cookies

If the settings on your software that you are using to view this website (your browser) are adjusted to accept cookies we take this, and your continued use of our website, to mean that you are fine with this. Should you wish to remove or not use cookies from our site you can learn how to do this below, however doing so will likely mean that our site will not work as you would expect.

More about our Cookies

Website Function Cookies

Our own cookies

We use cookies to make our website work including:

  • Remembering your search settings

There is no way to prevent these cookies being set other than to not use our site.

Third party functions

Our site, like most websites, includes functionality provided by third parties. A common example is an embedded YouTube video. Our site includes the following which use cookies:

Disabling these cookies will likely break the functions offered by these third parties

Social Website Cookies

So you can easily “Like” or share our content on the likes of Facebook and Twitter we have included sharing buttons on our site.

Cookies are set by:

The privacy implications on this will vary from social network to social network and will be dependent on the privacy settings you have chosen on these networks.

Visitor Statistics Cookies

We use cookies to compile visitor statistics such as how many people have visited our website, what type of technology they are using (e.g. Mac or Windows which helps to identify when our site isn’t working as it should for particular technologies), how long they spend on the site, what page they look at etc. This helps us to continuously improve our website. These so called “analytics” programs also tell us if how people reached this site (e.g. from a search engine) and whether they have been here before helping us to put more money into developing our services for you instead of marketing spend.

We use:

Turning Cookies Off

You can usually switch cookies off by adjusting your browser settings to stop it from accepting cookies (Learn how here). Doing so however will likely limit the functionality of our’s and a large proportion of the world’s websites as cookies are a standard part of most modern websites

It may be that you concerns around cookies relate to so called “spyware”. Rather than switching off cookies in your browser you may find that anti-spyware software achieves the same objective by automatically deleting cookies considered to be invasive. Learn more about managing cookies with antispyware software.

The cookie information text on this site was derived from content provided by Attacat Internet Marketing http://www.attacat.co.uk/, a marketing agency based in Edinburgh. If you need similar information for your own website you can use their free cookie audit tool.

 

molntjänster för företag och föreningar

Kontakta oss på Red Cloud IT

Växel, försäljning , ekonomi 08 55 11 86 60
office@redcloud.se

Helpdesk 08 55 11 86 66
helpdesk@redcloud.se

Undivk att skriva in personligt identifierbar information i meddelandefältet då detta kan strida mot GDPR.

Kontakta oss 

Kontakta oss på Red Cloud IT genom att fylla I formuläret nedan.
Namn:*
E-post:*
Telefon:
-
Mobil:
-
Företag:
Ämne:*
Meddelande: (Undvik att skicka med personlig information med tanke på GDPR)*
När vill ni bli kontaktade:
Skrv in tecknen nedan:

* Måste fyllas i

Red Cloud IT AB.

Organisationsnummer 556606-1833 Tel vxl: 08-55 11 8660 office@redcloud.se